Tot ce trebuie să știi despre SAF-T 2025: Raportarea stocurilor devine obligatorie
Începând cu anul 2025, sistemul SAF-T (Standard Audit File for Tax), implementat de ANAF pentru digitalizarea raportărilor fiscale, va include noi obligații privind gestionarea și raportarea stocurilor de către contribuabili. Această extindere vizează creșterea transparenței fiscale și eficientizarea controalelor, dar vine și cu o serie de responsabilități tehnice și procedurale pentru firmele din România.
Ce este SAF-T și cum a fost implementat până acum
SAF-T este un standard internațional de raportare fiscală, dezvoltat de OCDE, care permite autorităților fiscale să acceseze în mod structurat informațiile contabile ale contribuabililor. România a adoptat acest sistem începând cu 2022, iar raportarea SAF-T (numită și D406) a fost introdusă etapizat:
- din 2022 – pentru marii contribuabili
- din 2023 – pentru contribuabilii mijlocii
- din 2025 – urmează să intre în vigoare obligația extinsă privind raportarea stocurilor
Până în prezent, fișierul SAF-T a inclus doar anumite categorii de informații, precum: conturi contabile, facturi, plăți, active, taxe, dar nu și detalii complete despre stocuri.
Ce se schimbă începând cu 2025
1. Introducerea obligatorie a fișierului D406 Stock
Începând cu 1 ianuarie 2025, contribuabilii mari și mijlocii vor fi obligați să transmită către ANAF și fișierul D406 Stock, adică informații detaliate despre stocurile de bunuri și produse. Raportarea va fi trimestrială sau anuală, în funcție de tipul de contribuabil și de activitate.
Declarația 406, cunoscută și sub denumirea de Declarația SAF-T, conține o serie de informații financiare și contabile esențiale pentru raportarea către autoritățile fiscale. Printre acestea se numără registrul general al tranzacțiilor financiare, care include detalii privind veniturile, cheltuielile și alte activități economice relevante. De asemenea, sunt raportate date referitoare la încasări și plăți, cu evidențierea facturilor emise sau primite, precum și a sumelor încasate sau achitate. Componenta de inventar reflectă stocurile companiei, iar raportarea mijloacelor fixe include informații despre active precum mașini, echipamente și proprietăți. În plus, declarația conține date privind taxa pe valoarea adăugată (TVA), iar registrul jurnal – document contabil obligatoriu – oferă o evidență cronologică a tuturor operațiunilor financiare desfășurate de contribuabil.
2. Ce informații trebuie raportate
Fișierul D406 Stock va trebui să conțină o serie de informații detaliate despre fiecare produs sau categorie de bunuri din gestiune. Printre acestea se numără codurile produselor (SKU), descrierea completă a mărfurilor sau produselor finite, unitățile de măsură utilizate, precum și stocurile inițiale și finale pentru perioada de raportare.
De asemenea, fișierul va reflecta toate intrările și ieșirile de bunuri – fie că este vorba despre achiziții, vânzări sau transferuri între locații – și va include valorile unitare și totale aferente acestor mișcări. Informațiile privind transferurile între depozite sau puncte de lucru și cele referitoare la inventarul general al companiei vor completa structura obligatorie a raportului. Toate aceste date trebuie extrase din sistemul ERP sau din alte soluții informatice folosite de companie și transmise către ANAF într-un format XML standardizat, conform specificațiilor tehnice ale fișierului SAF-T.
Cine este vizat de noile cerințe SAF-T
Obligația de a transmite D406 Stock revine:
- Marilor contribuabili – începând cu 1 ianuarie 2025
- Contribuabililor mijlocii – începând cu 1 iulie 2025
- Celorlalte categorii de firme, începând cu 2026 (estimativ), conform calendarului ANAF
Este important de menționat că inclusiv firmele care nu au stocuri trebuie să completeze o declarație pe zero.
Importanța monitorizării stocurilor și trasabilității procesului de stocare
Odată cu implementarea sistemului SAF-T, monitorizarea eficientă a stocurilor devine nu doar mai accesibilă, ci și esențială pentru orice afacere, indiferent de dimensiunea acesteia. Atât antreprenorii aflați la început de drum, cât și marile companii au nevoie de o evidență clară și constant actualizată a stocurilor. Acest proces presupune urmărirea atentă a nivelurilor de marfă, gestionarea inventarului și asigurarea disponibilității produselor exact atunci când este nevoie de ele. O monitorizare precisă contribuie la echilibrarea corectă între suprastocare și lipsa de stocuri, ajutând astfel la reducerea costurilor inutile și la evitarea pierderilor de vânzări generate de lipsa produselor. În plus, permite identificarea și eliminarea bunurilor deteriorate sau fără rulaj, ceea ce duce la o gestionare mai eficientă și la creșterea rentabilității. Nu în ultimul rând, o evidență riguroasă a stocurilor contribuie la eficientizarea operațiunilor interne, reducând timpul de reacție la solicitările clienților și fluidizând întregul lanț operațional.
Trasabilitatea procesului de stocare joacă un rol major în funcționarea coerentă a afacerii. Aceasta presupune capacitatea de a urmări în mod clar fiecare mișcare a produselor, de la recepție și depozitare, până la livrare. Trasabilitatea asigură conformitatea cu reglementările legale și standardele de calitate, minimizând riscurile legale sau financiare asociate cu posibilele abateri. De asemenea, un sistem bine pus la punct de trasabilitate permite gestionarea eficientă a retururilor și a reclamațiilor, facilitând identificarea rapidă a problemelor și corectarea acestora. În cazul în care apar produse neconforme, trasabilitatea permite izolarea și eliminarea acestora din circuitul comercial, prevenind astfel afectarea reputației companiei și asigurând siguranța consumatorilor. În acest context, colaborarea cu o firmă specializată în distrugerea controlată a bunurilor neconforme devine esențială. Aceasta poate acționa ca o verigă importantă în lanțul comercial, ajutând companiile să evite riscurile de imagine și să mențină un nivel ridicat de satisfacție în rândul clienților.
Cum trebuie să se pregătească firmele
Implementarea noii obligații implică modificări tehnice și procedurale în activitatea firmelor. Iată câteva etape esențiale pentru conformare:
1. Audit intern al gestiunii stocurilor
Firmele trebuie să analizeze modul în care sunt gestionate stocurile și dacă există coerență între evidențele scriptice și cele fizice. Orice neconcordanță poate genera probleme în raportare.
2. Verificarea sistemului informatic (ERP)
Soluțiile de contabilitate sau gestiune trebuie să fie compatibile cu formatul SAF-T, în special cu structura fișierului D406 Stock. Este posibil să fie necesare update-uri de soft, implementarea unor module noi și/sau Testări tehnice de generare a fișierului SAF-T.
3. Instruirea echipei
Departamentele de contabilitate, financiar, logistică și IT trebuie să fie implicate în proces. Angajații trebuie să înțeleagă noile cerințe și să urmeze proceduri clare de raportare.
4. Testarea transmiterii către ANAF
Înainte de termenul-limită, firmele ar trebui să facă simulări de transmitere a fișierului SAF-T, pentru a evita erorile sau blocajele în sistemul informatic.
Care sunt consecințele nerespectării reglementărilor SAF-T
Ignorarea sau întârzierea conformării la noile reglementări poate aduce consecințe serioase pentru firme:
1. Amenzi contravenționale
ANAF poate aplica amenzi de până la 5.000 lei pentru neîndeplinirea obligației de depunere, conform Codului de Procedură Fiscală. În plus, pot exista penalități pentru depuneri incorecte sau incomplete.
2. Blocarea rambursărilor de TVA
O raportare eronată poate duce la suspendarea rambursărilor de TVA până la clarificarea situației stocurilor.
3. Creșterea riscului de inspecții fiscale
Conformarea SAF-T este un indicator de risc pentru ANAF. Firmele care nu transmit fișierul D406 Stock corect sau la timp pot fi selectate automat pentru controale fiscale.
4. Reputație afectată și costuri suplimentare
O gestiune defectuoasă a stocurilor și o raportare SAF-T neconformă pot afecta relația cu partenerii de afaceri și pot duce la costuri suplimentare pentru corecții ulterioare, consultanță sau audituri externe.
Noile reglementări SAF-T aplicabile din 2025 aduc în prim-plan obligația firmelor de a raporta detaliat stocurile de bunuri către ANAF. Deși această schimbare implică o adaptare tehnologică și procedurală semnificativă, ea este esențială pentru un mediu fiscal modern, digitalizat și transparent.
Pentru a evita amenzi, blocaje fiscale sau controale inopinate, este recomandat ca firmele să înceapă pregătirea din timp, să colaboreze cu specialiști IT și fiscali, și să testeze procesul de raportare cât mai curând posibil.
